Comment faire une facture ? Les éléments obligatoires

Entrepreneur, vous vous interrogez sur les règles et les obligations de la facturation ? En effet, une facture ne doit pas être négligée. Elle doit obéir à un certain formalisme et doit contenir quelques éléments obligatoires sous peine de sanctions. 

La facture fait partie des contenus obligatoires dans le cadre d’une entreprise, due au fait qu’elle se présente comme un justificatif officiel d’un échange entre deux entités. 

Nous allons voir ensemble comment faire une facture et lister les 5 points fondamentaux dans cet article.

Choisir le bon type de facture

Avant tout, une facture est un document émis par un vendeur ou un prestataire. Elle atteste l’achat ou la vente d’un ou de plusieurs biens/services. Elle fait preuve d’un justificatif comptable et fiscal, et doit être émise en 2 exemplaires pour l’émetteur et pour le client.

Si vous souhaitez devenir autoentrepreneur, il faut savoir qu’en principe, ce registre est émis dès la livraison des biens ou dès l’exécution d’une prestation.

Ce document commercial existe en plusieurs catégories. Selon votre besoin et votre activité, commencez par choisir celui qui vous convient :

• La facture d’avoir : pour rectifier une facture erronée, pour annuler une facture si la vente ou pour accorder une remise ;
• La facture d’acompte : ou facture de provision, émise lors d’un paiement en avance réalisée par le client ;
• La facture de solde : pour le versement d’un acompte ou d’un paiement final ;
• La facture récurrente : pour les abonnements ;
• La facture d’avancement : ou facture de situation, émise surtout dans le domaine de BTP ;
• La facture pro forma : c’est plutôt un devis qui prend la forme d’une facture.

Il existe également la facture de clôture, généralement utilisée au terme d’un contrat. Nous voyons aussi de temps en temps le sujet de la facture acquittée sur les forums des entrepreneurs. Nous avons écrit un article sur le sujet !

Bien renseigner les mentions obligatoires

Dans le monde professionnel, le prestataire de services ou le vendeur de biens doit établir et délivrer une facture, notamment avec un client professionnel. Plusieurs mentions sont ainsi obligatoires. Les voici : 

• La date de la facture : c’est la date à laquelle la facture est émise ;
• Le numéro de la facture : c’est le numéro unique pour chaque facture, basé notamment sur une séquence chronologique et continue ;
• La date de la vente du produit ou de la prestation de service ; 
• L’identité du vendeur : nom, prénom, adresse, numéro SIRET, lieu d’immatriculation, numéro d’identification de la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA), statut juridique, etc. ;
• L’identité de l’acheteur : nom, prénom, adresse, raison sociale ;
• La liste des biens vendus ou des services : c’est le montant unitaire, la quantité, la dénomination, la date de livraison, etc. ;
• Le numéro individuel d’identification à la TVA ;
• Les frais annexes : frais de livraison ;
• Les montants à payer : la somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC), le taux de la TVA, les réductions de prix appliquées, etc.

Les conditions de paiements doivent également figurer dans la facture, incluant la date d’échéance du paiement, les pénalités applicables en cas de retard et les conditions d’escompte si c’est un paiement anticipé. Sachez que toutes ces mentions permettent de rendre votre document conforme aux règles en vigueur.

Sans oublier les mentions particulières

À ces mentions obligatoires s’ajoutent les éléments particuliers, inscrits selon votre situation. Cela peut être : 

• La mention « TVA non applicable, art. 293 b du CGI » si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA ;
• La mention « montant hors taxe » si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP ;
• La mention « autofacturation » si le client produit la facture à la place du vendeur ou prestataire ;
• La mention « autoliquidation » si les opérations bénéficient de ce régime.

Aussi, si vous exercez une activité artisanale, vous devez faire apparaître la mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat.

Respecter les délais de facturation

Le délai de prescription d’une facture fait partie également des éléments indéniables. Il dépend notamment du titre du client. En effet : 

• si le client est un consommateur, vous avez 2 ans pour réclamer le paiement de votre facture impayée ;
• si le client est un professionnel, le délai est de 5 ans à compter de la fin du délai de paiement inscrit sur la facture.

De même, le vendeur et l’acheteur doivent tous les deux conserver chacun un exemplaire de facture pendant un délai d’au moins 3 ans à compter de la vente ou de la prestation de services. Fiscalement, ce délai est de 6 ans. En tenant compte de sa qualité de pièces comptables, il est recommandé de conserver la facture pendant 10 ans. 

À noter que vous pouvez garder votre facture sous format papier ou sous format électronique. En effet, la facture électronique est légalement autorisée depuis 30 mars 2017, à condition de garantir leur production à l’identique (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales). 

De plus, une facture électronique vous permet de gagner du temps, sans plus vous préoccuper des formules épuisantes sur Excel. Elle facilite l’envoi des factures sous plusieurs formats (e-mail, PDF, réseaux sociaux, etc.), le suivi des encaissements et l’échange avec votre expert-comptable.

Prendre en compte les différentes sanctions en cas de non-respect 

En tant que professionnel, il est obligatoire de fournir une facture à votre client, notamment dans les cas suivants : 

• toute vente de produits ou prestations de services entre professionnels,
• tous services d’un montant supérieur à 25 euros (TVA comprises) effectués pour un particulier,
• vente à distance, notamment les échanges entre les États de l’Union européenne (Allemagne, Belgique, Croatie, Danemark, Espagne, France, Irlande, Luxembourg, etc.),
• livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvre d’art, d’objets de collection ou d’antiquité,
• lorsqu’un client particulier demande une note.

En cas de non-respect de ses règles, que ce soit défaut de facturation, omissions ou inexactitudes du document, l’entrepreneur est puni d’une amende égale à 50 % du montant de la transaction. Cela dans la limite de 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. Quant aux mentions obligatoires, vous êtes soumis à une amende de 15 euros par facture en cas d’oubli de certaines informations importantes.