Comment organiser un séminaire professionnel ?

De nos jours, les séminaires font partie des méthodes utilisées afin de souder ses équipes, de créer et diffuser les valeurs de l’entreprise et transmettre les directives pour les périodes à venir.

Le plus souvent ces événements s’organisent sur plusieurs jours et mélangent ateliers, activités et période de détente.

Voyons ensemble comment organiser un séminaire professionnel !

Déterminer l’objet du séminaire

Dans l’organisation d’un séminaire professionnel, il est primordial de déterminer l’objectif visé. Avant de commencer les préparations, il est important de s’interroger sur la raison pour laquelle il est nécessaire d’organiser ce séminaire.

Ensuite, il faut aussi connaître le message que vous souhaitez transmettre et à qui ils seront transmis. En effet, cela sera d’une grande aide pour établir la liste des tâches. C’est après avoir effectué cela qu’il est possible d’envisager la date, le lieux, ainsi que le budget pour l’événement.

Choisir le bon emplacement

Afin que l’événement puisse se dérouler à merveille, il est nécessaire de choisir un ou plusieurs types de lieux appropriés à vos besoins. Pour cela, il faut prendre en compte de la disponibilité, l’aspect, les installations, les équipements audiovisuels ainsi que les places disponibles.

En effet, chacun de ces critères doit correspondre aux objectifs du séminaire. Toutefois, le choix de l’emplacement du séminaire peut aussi dépendre des activités parallèles proposées durant le séminaire.

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Préparer le repas et l’hébergement

Il arrive parfois que les séminaires d’entreprise nécessitent des repas. Afin de pouvoir bien vous organiser, il est important de contacter un traiteur. Ensuite, vous allez lui fournir une liste bien détaillée de tous vos besoins. Comme ça, il ne serait plus nécessaire de trop se préoccuper du repas que vous allez fournir.

C’est aussi pareil pour le cas de l’hébergement. Quelquefois, les séminaires peuvent durer plusieurs jours. Il faut alors choisir un hôtel qui pourrait correspondre à vos attentes ainsi que celles de vos collègues et clients.

Bien organiser l’intervention des intervenants

Il ne faut jamais oublier les objectifs de l’entreprise tel que l’augmentation de la rentabilité durant tout l’événement. Il ne faut pas non plus négliger les participants à l’événement. De  cette manière, la présentation des intervenants est d’une très grande importance. Cela permettrait d’assurer l’impact et la transmission des messages.

En plus de cela, il est essentiel de prévoir des périodes de temps bien précises qui doivent être respectées. C’est durant ces périodes qu’il y aura les séances de question/réponse. Afin de rendre le chronométrage plus facile, il faut penser à préparer des panneaux indiquant la durée. De cette manière, il sera possible de laisser aux personnes le temps de finir ce qu’elles ont à dire.

Établir un calendrier du programme

L’établissement d’un calendrier du programme est d’une importance capitale dans l’organisation d’un séminaire professionnel. En effet, le responsable du programme doit d’abord mettre en évidence les principaux programmes du séminaire. Puis, il devra aussi préciser les temps libres avec les activités annexes. Et surtout, il ne faut pas oublier l’aspect réseautage.

Enfin, les programmes imprimés seront essentiels. En effet, ils pourront permettre à tous les participants de voir le contenu du programme en un seul coup d’œil.

Organiser des activités

Les séminaires peuvent parfois être ennuyeux. Les participants vont alors vivre une expérience trop ennuyeuse. C’est pourquoi, il faudra penser à organiser des activités. Cela permettrait d’équilibrer les réunions liées au travail ainsi que les activités amusantes et originales.

Selon vos auditoires, vous pouvez leur proposer des cours de conduite, de golf, de relaxation et même des cours de cuisine.

Personnaliser les invitations

De nombreuses personnes ont tendance à oublier de personnaliser leurs invitations. Toutefois, il est préférable que les invitations soient adressées personnellement. Pour cela,il existe de nombreuses approches tel que les courriers électroniques personnalisés ainsi que les outils de gestion d’invitation.

De plus, il faudra que le formulaire d’inscription soit simple et recueille uniquement les informations pertinentes. Cela accélérera le processus et ne compliquera pas les choses pour les participants.

Faire des marquages sur site

Peu importe le type de séminaire que vous organisez, il est important de toujours assurer l’impact visuel de votre marque. Afficher des logos sur les supports de communication sera une excellente alternative pour ce faire.

Si c’est possible, il ne faut pas hésiter à décorer le lieu du séminaire des enseignes à l’image de l’entreprise. Mais en plus d’exposer vos marques, vous allez mêler les invités au cœur de votre univers. 

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