Dans une entreprise, la gestion des données personnelles des clients est une tâche importante. L’entité doit élaborer des politiques qui permettent d’identifier facilement une personne grâce à des informations préalablement rassemblées. C’est dans ce but que le RGPD a été mis en place. Cette méthode de traitement des informations personnelles a été imposée aux entreprises et s’accompagne de sanctions en cas de non-respect. Mais que faire pour respecter cette règle ?
Nomination du délégué à la protection des données
Si vous comptez bien protéger les données personnelles de vos clients et éviter toute forme de sanctions, il est utile d’avoir toutes les infos sur le RGPD. En effet, avec l’entrée en vigueur de cette réglementation, les entreprises sont tenues de nommer un délégué à la protection des données (DPD). Cette personne est chargée de comprendre et de mettre en œuvre les obligations découlant du règlement, de conseiller les employeurs et d’assurer la liaison avec les autorités compétentes. Ce poste peut également être appelé officier de liaison pour la protection des données.
Traitement des données cartographiques
Il s’agit d’enregistrer tous les traitements de données personnelles, de les classer par type, c’est-à-dire de façon manuelle ou automatisée et ensuite de les catégoriser l’une fois qu’elles sont traitées. Cet enregistrement doit comprendre la finalité du traitement, par exemple, la gestion des relations commerciales et la gestion des ressources humaines. Par ailleurs, il doit également comprendre les personnes responsables du traitement interne ou externe, les personnes autorisées à traiter les données et le flux de données.
Élaborer un plan d’action
Après l’enregistrement, vous devez préparer un plan d’action pour chaque opération de traitement des données conformément au règlement. Pour cela, vous devez limiter la collecte de données à ce qui est nécessaire pour atteindre l’objectif. De même, vous devez informer les responsables du traitement des données de leurs nouvelles obligations et responsabilités en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données à caractère personnel traitées, qui doivent figurer dans le contrat de traitement.
La gestion des risques
Lorsque les activités de traitement peuvent présenter un risque significatif pour les droits et libertés des personnes concernées, une analyse d’impact sur la protection des données doit être réalisée. Elle permet d’évaluer la conformité de ces activités de traitement avec le RGPD. Le RGPD doit intégrer les principes d’intégrité et de droits légaux ainsi que des mesures appropriées pour protéger les données personnelles lorsqu’il existe un risque pour la vie privée des personnes concernées.
Une analyse d’impact sur la protection des données doit être réalisée avant tout traitement. Toutefois, elle doit être mise à jour régulièrement, en particulier lorsque la nature ou les circonstances de l’activité de traitement changent. En résumé, pour atteindre un niveau élevé de protection des données, il est nécessaire d’anticiper les risques éventuels lors du traitement des données à caractère personnel.
Certificats de conformité
La documentation nécessaire doit être collectée et compilée pour démontrer la conformité des infos traitées. En outre, la documentation doit être mise à jour régulièrement pour garantir que les données sont conservées à tout moment. Elle doit inclure un registre des tâches de traitement et des types d’activités de traitement de chaque contrôleur ainsi qu’une analyse d’impact sur la protection des données. De même, elle doit permettre la surveillance des transferts de données en dehors de l’UE ainsi que l’obtention du consentement de la personne concernée.
Informer vos collaborateurs et clients
Le règlement général sur la protection des données définit les informations qui doivent être fournies aux différents acteurs. Il s’agit principalement de la finalité des données collectées et traitées, des bases sur lesquels les données sont traitées ainsi que de la durée du traitement et de conservation de ces dernières.
Si vous transférez des données vers une entreprise située en dehors de l’UE, vous devez indiquer le pays concerné, le type de données transférées, la finalité du transfert, le type de destinataire et le niveau de protection offert par le pays tiers.
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