Facture sous forme digitale : ce qu’il faut savoir

Le monde des affaires évolue. La digitalisation des processus métiers est un fait, et cela ne va pas changer. Aujourd’hui, il est indispensable de digitaliser au maximum ses processus internes et externes pour offrir une meilleure qualité de service et réduire les coûts.

Alors, voyons pourquoi et comment passer à la facturation dématérialisée ou électronique.

C’est quoi une facture électronique ou dématérialisée ?

La dématérialisation des factures est le processus d’établissement et de gestion des factures sous un format numérique au lieu du format papier, conformément aux normes en vigueur. Une facture électronique désigne donc une facture créée, envoyée, reçue, stockée et gérée par voie électronique dans les conditions légales en vigueur. Elle se substitue à la facture originale. Elle n’existera jamais sous forme papier.

Nous avons écrit un super article sur la facture acquittée, un type de facture très particulier à utiliser dans des situations précises.

Quelles sont les obligations légales en France ?

La directive européenne 2010/45/UE constitue la base d’une nouvelle législation en matière de factures dématérialisées. Elle stipule que les factures papier et électroniques doivent être traitées de la même manière. Concrètement, cela signifie que tout le monde doit accepter les deux formes de facturation.

Suite à cette directive, l’ordonnance française du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, oblige les fournisseurs des établissements publics à utiliser la facturation électronique via le portail Chorus.

Depuis 2014, elle est progressivement devenue obligatoire pour chaque entreprise qui fournit des services ou des biens pour le secteur public. Elles sont généralement produites sur des logiciels de gestion des factures fournisseurs adaptés aux besoins des professionnels.

C’est quoi une facture électronique valide ?

Une facture électronique est un document qui peut être émis sous forme numérique et qui contient toutes les informations obligatoires requises par la loi. Elle peut être envoyée par voie électronique, sans qu’une version papier soit nécessaire. La forme la plus courante de la facture électronique est un fichier PDF.

La première chose à savoir sur les factures électroniques est qu’elles doivent respecter plusieurs critères :

• l’authentification de l’identité de l’émetteur ;
• intégrité du contenu de la facture, il ne doit pas être possible de le modifier ;
• lisibilité du document à toutes les étapes et tout au long de sa durée de vie ;
• affichage des mentions légales obligatoires ;
• espace de stockage conforme à la loi.

La gestion des factures est l’une des fonctions les plus importantes d’une entreprise. Il est essentiel de veiller à ce que toutes les obligations légales soient respectées afin que l’entreprise puisse continuer à se développer et à prospérer. Il existe de nombreuses façons de gérer vos factures :

•  L’échange de données informatisé (EDI) : cet échange produit et conserve directement une liste récapitulative séquentielle de toutes les factures ainsi qu’un fichier des partenaires avec lesquels les factures dématérialisées sont échangées ;
• Signature électronique avancée : elle permet d’identifier de manière unique l’expéditeur de la facture en créant un sceau inaltérable sur le contenu. Il est ainsi possible de détecter toute modification apportée au document après sa signature ;
• Piste d’audit fiable : elle consiste à mettre en place des contrôles internes documentés et permanents spécifiques à la gestion des factures.

Dans le cas d’une facture numérique, vous devez inclure les mentions légales suivantes :

Vous devez inclure :

• Le numéro de la facture ;
• Les noms et adresses des deux parties ;
• Le numéro d’enregistrement (SIRET) ;
• La date de la vente des produits ou de la prestation des services ;
• La quantité et la dénomination précise des produits ou services vendus ;
• Le prix unitaire hors taxes ;
• Les réductions applicables ;
• La date limite de paiement ; 
• Le taux de TVA ; 
• Les pénalités en cas de retard et les frais de recouvrement.