Le déménagement d’une entreprise demeure une phase sensible dans la vie de toute société. Pour cause, sa réalisation est essentiellement chronophage, nécessitant généralement une préparation minutieuse et un aménagement conséquent de votre planning.
Pour un déménagement d’entreprise réussi, voici 8 étapes à suivre.
Choisir convenablement et vérifier l’état des nouveaux locaux
Pour commencer le processus de votre déménagement d’entreprise, vous devrez dans un premier temps identifier les nouveaux locaux correspondant à vos besoins.
Généralement, la recherche de nouveaux locaux peut s’avérer fastidieuse et complexe. Pour la faciliter, renseignez-vous auprès d’agents immobiliers, d’acteurs locaux ou de startups spécialisées dans le secteur. Surtout, tenez compte de vos critères et des nouveaux besoins de votre entreprise.
Après avoir choisi l’espace, il est fortement recommandé de procéder à une inspection des lieux. Faites particulièrement attention à l’état des pièces, au réseau informatique et aux normes de sécurité de votre futur espace de travail.
Pour une assistance d’experts, l’entreprise de déménagement Pierson, spécialiste de tout type de déménagement depuis plusieurs décennies, pourra vous garantir un accompagnement pratique.
Mettre fin à votre bail actuel et en négocier un nouveau
Avant d’intégrer les nouveaux locaux de l’entreprise, vous devrez négocier et accepter les clauses du contrat de bail par une signature. Cette étape garantit le respect des obligations légales et des clauses du contrat par les deux parties.
Mais avant tout ceci, mettez fin au contrat qui vous lie à votre actuel bailleur. Pour ce faire, adressez un préavis à votre bailleur à au moins 6 mois de la fin de votre contrat par une lettre recommandée ou par acte d’huissier.
Vous pouvez ensuite passer à la phase de négociation et de signature de votre nouveau bail. C’est en ce moment que les différentes clauses (loyer, échéance de paiement, cession du bail, etc.) seront discutées et validées.
Assurez-vous toutefois la disponibilité d’un nouveau cadre avant de mettre fin à votre bail actuel. Ainsi, vous éviterez à votre entreprise de se retrouver sans locaux.
Faire le rétroplanning du déménagement
Pour réduire les pics de stress inutiles lors du déménagement, établissez un rétroplanning. Il s’agit d’un calendrier des actions à mener jusqu’au jour J. Telle une checklist de déménagement minutieusement détaillée ici, vous pourrez y consigner tous les détails afin de ne rien laisser de côté.
Cette étape vous permet de vous consacrer à l’essentiel sans vous éparpiller. Par la même occasion, vous investissez votre temps et votre énergie de manière stratégique.
Communiquer autour du projet de déménagement
Un changement d’espace impactera inéluctablement la vie de vos salariés. L’idéal est donc de les informer de votre projet et de les impliquer dans chaque étape de son déroulement. Ainsi, vos collaborateurs ne seront pas pris au dépourvu et pourront s’y préparer psychologiquement et matériellement.
Vos clients et vos partenaires doivent également être mis au courant du déménagement de votre entreprise. Vous pouvez faire une liste des entreprises à contacter et leur envoyer un mail quelques jours avant d’emménager dans vos nouveaux locaux.
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Changer votre adresse et mettre à jour vos documents professionnels
Avant d’emménager dans votre nouveau lieu de travail, il est nécessaire d’en informer certains organismes et administrations (sécurité sociale, caisse de retraite, préfecture, etc.).
Il va ensuite falloir mettre à jour l’ensemble de vos documents professionnels comme les brochures, les tampons, les lettres à en-tête, les pages sur les réseaux sociaux, etc.
Sélectionnez la bonne société de déménagement
Vu tous les tracas que vous fera subir la réalisation des différentes étapes du déménagement, pensez à faire appel à un prestataire qui s’en chargera. Celui-ci devra être de préférence spécialisé en déménagement d’entreprise.
La société de déménagement choisie doit également disposer d’un équipement adapté au transport du parc informatique et d’autres meubles lourds et fragiles.
Estimez le coût du déménagement et des travaux potentiels dans les nouveaux locaux
Cette étape est très importante, car elle va vous permettre d’établir un budget de déménagement avisé. Vous avez la possibilité de demander des devis auprès de plusieurs entreprises de déménagement. L’idée sera de comparer les prix au regard des services proposés.
Calculez également les coûts liés aux primes de déménagement du personnel et au changement organisationnel. C’est aussi le lieu d’anticiper les travaux de rénovation éventuels ou l’achat d’un nouveau mobilier.
Faire l’inventaire du parc informatique
Organe stratégique de l’entreprise, le parc informatique doit être délicatement transféré. Faites alors un inventaire de tous les appareils et étiquetez-les afin de pouvoir les retourner à leurs utilisateurs respectifs.
Ensuite, confiez les déconnexions et les reconnexions à des professionnels afin d’éviter de perdre vos données. Assurez-vous également que la configuration du nouveau réseau internet est adaptée aux besoins de votre entreprise. Il doit être sécurisé et garantir la confidentialité de toutes les données transférées.
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