Signature par tampon encreur numérique : nouvelle tendance des entreprises

L’ère de la virtualisation impose la dématérialisation de bon nombre d’outils utilisés au quotidien. Les tampons encreurs n’échappent pas à la règle avec leur passage vers la version numérique. La transformation du caoutchouc en pixels suscite plusieurs questions concernant la fiabilité, la valeur ainsi que la qualité des tampons encreurs numériques. Voici tout ce qu’il vous faut savoir sur cette nouvelle méthode d’identifier, de sécuriser et d’authentifier vos documents d’entreprise

Qu’est-ce qu’un tampon encreur numérique ?

Si vous travaillez en entreprise, vous avez certainement eu recours au tampon encreur. Véritable compagnon de bureau, il permet d’identifier des documents en un seul geste. Bien qu’il soit immatériel, son homologue numérique n’est pas si différent de lui.

Le tampon encreur numérique est une version virtuelle du tampon manuel. Qu’il soit appliqué manuellement ou par impression, il contient toutes les informations relatives à la personne morale qu’il identifie. Les informations contenues sur le tampon encreur numérique d’entreprise sont :

• Le nom de l’entreprise et son statut juridique ;
• L’adresse du siège social ;
• Le numéro d’identification de l’entreprise (SIRET, SIREN, etc. ) ;
• Le capital de l’entreprise ;
• L’identité du chef d’entreprise (facultative).

Il est aujourd’hui possible de créer un tampon encreur numérique en ligne en quelques clics seulement. Grâce à https://otypo.com, toute personne est en mesure de commander un tampon encreur numérique personnalisé.

Utilité du tampon encreur numérique

Tout comme le tampon encreur manuel, le tampon numérique peut être utilisé pour diverses raisons. Il sert à identifier l’entreprise sur les documents qui émanent d’elle dès leur impression. Cet aspect pratique est utilisé pour l’identification des documents suivants :

• Devis et factures émanant de l’entreprise ;
• Notes de frais ;
• Rapports financiers ;
• Fiches de paie ;
• Contrats ;
• Documents de propriété intellectuelle ; 
• Etc.

Pour les entreprises modernes, il est nécessaire d’adopter des outils qui épousent l’air du temps. Dans un monde où le virtuel prend de plus en plus d’ampleur, le tampon encreur numérique est un véritable outil de confiance. 

Il transmet aux interlocuteurs une aura de fiabilité et de confiance qui renforce leurs liens avec l’infrastructure. Mais l’utilisation d’un tampon encreur numérique n’est pas obligatoire, car il ne possède aucune valeur juridique.

Réglementation du tampon encreur numérique

Depuis 2014, le tampon encreur numérique fait partie de la réglementation européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. (réglementation eIDAS). Retrouvé dans l’article numéro 910/2014/UE traitant des outils relatifs à la signature électronique (certificats, services en ligne, cachets virtuels, etc.), le tampon numérique est reconnu comme outil d’identification.

Selon la réglementation eIDAS, le tampon encreur numérique, tout comme le tampon encreur manuel, doit suivre certains critères de conformité. Ces derniers sont :

• Être la propriété exclusive de son propriétaire ;
• Être lié au créateur de manière univoque et explicite ;
• Permettre l’identification de l’organisation (personne morale) à laquelle il est lié ;
• Contenir les mentions obligatoires relatives à la personne morale qu’il représente ;
• Les informations qu’il contient doivent être sous le contrôle du créateur du cachet électronique ;
• Être lié aux données qui ont permis sa création pour détecter d’éventuelles modifications ultérieures.

Valeur juridique du tampon encreur numérique

Tout comme le tampon classique, le tampon encreur numérique n’a aucune valeur juridique. De ce fait, il n’est pas obligatoire de l’apposer sur les documents officiels de l’entreprise. S’il est utilisé pour clore un contrat, faire signer une attestation ou retranscrire un échange entre l’entreprise et son interlocuteur, il ne possède aucun caractère juridique.

Toutefois, des certifications existent et attestent des différents niveaux de vérifications effectués concernant l’identité du créateur du tampon encreur numérique. Les certificats de qualification des tampons encreurs numériques sont le reflet de son niveau de confiance. 

Le tampon encreur numérique qualifié possède le plus haut niveau de confiance dans le monde dématérialisé des entreprises.

Tampon encreur numérique et signature numérique

Contrairement au tampon encreur numérique, la signature virtuelle possède une valeur juridique. Cette dernière est reconnue en France depuis l’an 2000 suite à sa figuration dans la loi n° 2000-230.

Cependant, la valeur d’une signature numérique dépend de son niveau de confiance. De ce fait, plus elle se rapproche de la certification qualifiée, plus grande est sa valeur. Les signatures numériques dites qualifiées ont la même valeur que les signatures physiques.

Si un tampon encreur numérique certifié est accompagné d’une signature numérique, il acquiert une valeur juridique. C’est pour cette raison que les nouvelles entreprises optent pour la dématérialisation de tous les outils d’identification de documents, même les signatures. Mais il faut redoubler de vigilance quand il s’agit d’une signature numérique, car elle est directement liée à son créateur.