Les étapes à suivre pour un changement de siège social

Chaque société a pour obligation d’avoir un siège social. C’est son lieu de direction. Il se peut aussi que ce soit l’endroit où elle procède à ses activités. Cependant, le siège social et le lieu de l’activité commerciale peuvent se trouver à des endroits différents. En tout cas, toute entreprise doit avoir son siège social. Pour diverses raisons, il se peut qu’elle veuille procéder à son transfert à une autre adresse. Cela peut résulter d’un besoin d’occuper des locaux plus spacieux ou de rapprocher la direction et les activités. Il peut aussi s’agir d’un besoin de réaliser des économies d’impôts ou de se délocaliser à l’étranger… Dans tous les cas, lorsqu’une entreprise change de siège social, elle doit suivre certaines étapes réglementaires. Découvrez-les dans cet article.

Décider de changer de siège social

Le changement de siège social d’une entreprise doit résulter de la décision des organes habilités à la prendre. Or les règles applicables au niveau de cette décision peuvent varier en fonction du statut juridique de la société. S’il s’agit d’une SAS (Société par Actions Simplifiées), il faut consulter les statuts. En effet, la création sas implique de rédiger un projet de statuts. Ainsi, ces derniers déterminent l’organe habilité à décider le changement de siège social.

Dans le cas d’une SARL (Société A Responsabilité Limitée), c’est à l’assemblée des associés de prendre la décision de changement. Toutefois, le gérant de la société est autorisé par la loi à prendre cette décision. Or celle-ci doit ensuite être ratifiée par une décision des associés. Par ailleurs, les statuts doivent toujours être consultés pour vérifier ce qui est prévu dans cette situation. Quant aux sociétés civiles, la décision de changement de siège doit être prise par les associés en assemblée générale extraordinaire.

Il se peut que le lieu du transfert se trouve à l’étranger. Dans ce cas, le changement de siège social entraîne un changement de nationalité de l’entreprise ce qui nécessite un accord unanime des associés. Dans tous les cas, un procès-verbal doit être établi, peu importe où les nouveaux locaux se trouvent. Cela sert à formaliser la décision de transférer le siège social de la société vers une nouvelle adresse.

Mettre à jour les statuts de la société suite au changement de siège

Pour toute entreprise, le changement de siège social constitue une modification statutaire. Il est donc indispensable de mettre à jour les statuts suite à ce changement. La mise à jour doit être effectuée après la rédaction du procès-verbal.

En effet, la mise à jour consiste à actualiser l’adresse du siège social. Cette dernière étant une mention obligatoire dans les statuts de la société. C’est pourquoi il faut modifier la clause des statuts concernant le siège social. La nouvelle adresse doit être mentionnée. Et après le transfert, un document qui contient la liste des anciens sièges sociaux doit être annexé aux statuts.

Publier un avis de changement dans le journal d’annonces légales

Tout ce qui est important dans la vie d’une entreprise doit être publié dans le journal d’annonces légales. C’est le cas, par exemple, des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe comptable). À ce même titre, le changement de siège social doit aussi être publié dans le journal des annonces légales.

Par ailleurs, les formalités de publicité varient selon l’opération. En effet, il peut s’agir d’un transfert de siège dans le même département. Il faut alors publier l’avis de changement dans un journal habilité à diffuser des annonces légales dans le département concerné. Le transfert de siège doit être mentionné dans cet avis, entre autres informations relatives.

Par contre, il faut publier deux avis de changement si le transfert de siège social s’effectue dans autre département :

  • un avis dans un journal habilité à diffuser des annonces légales dans l’ancien département,
  • un deuxième avis dans un journal habilité à diffuser des annonces légales dans le nouveau département.

En tout cas, c’est à l’entrepreneur ou au créateur de la société de rédiger et de publier les annonces légales.

Remplir une déclaration de modification

Après le changement de siège social, il faudra demander l’inscription modificative au registre du commerce. Pour ce faire, il va falloir remplir une déclaration de modification d’une personne morale (formulaire M2). Cette déclaration doit indiquer la nature de la modification, sa date, la nouvelle adresse du siège social… Les informations importantes sur la société doivent également être fournies : dénomination sociale, numéro d’identification, forme juridique… Pour finir, la déclaration complétée doit être signée par le représentant légal de la société.

Déclarer le changement de siège social au greffe

Il faut déclarer le changement de siège au greffe du tribunal de commerce du département du nouveau siège social. Pour ce faire, il faut déposer auprès de celui-ci une demande d’inscription modificative contenant les documents suivants :

  • le procès-verbal de décision de changer le siège social de l’entreprise,
  • les statuts mis à jour,
  • l’attestation de parution de l’avis de changement dans le journal des annonces légales,
  • la déclaration de modification dûment remplie et signée,
  • la liste des sièges sociaux antérieurs…

Sachez que désormais, toutes les formalités peuvent être réalisées en ligne, de la création sas au transfert du siège social. En effet, de nombreuses plateformes proposent de s’occuper de l’intégralité des démarches concernant ces opérations. Prenez donc le temps de comparer les services pour choisir un prestataire fiable et sérieux.

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