Facturation électronique : quels rôles pour les différents acteurs ?

Depuis le 1er janvier 2020, le monde des affaires français connaît une nouvelle ère en matière de facturation. Les factures destinées aux services publics doivent être en format électronique. Tout a commencé avec l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 qui définit le cadre juridique de la réforme. Si, au début, l’obligation d’émettre la facture électronique n’est pas généralisée, elle le sera certainement dans les toutes prochaines années. Une phase d’expérimentation est prévue à partir de juillet 2024 sur la plateforme publique de facturation. Ce qui est certain, c’est qu’à partir de janvier 2026, il n’y aura plus de facture papier. Quels sont alors les rôles des différents acteurs ? Réponse dans cet article.

Rôles du Portail Public de Facturation

Connu sous l’appellation de Chorus Pro, le portail public de facturation (PPF) est la plateforme par laquelle transitent toutes les données de facturation. Il est encore appelé plateforme publique de facturation et a été mis en place par l’Agence pour l’informatique financière (AIFE). Sa mission principale est de permettre à toutes les entreprises de se conformer aux textes en vigueur en matière fiscale avant le 1er juillet 2024. C’est d’ailleurs la mission assignée à tous les autres acteurs (l’opérateur de dématérialisation ou encore les plateformes de dématérialisation partenaire).

Étant un service public qui se fixe pour objectif la vulgarisation de la facture électronique, le PPF est appelé à offrir un socle de service gratuit aux entreprises. Il doit donc s’occuper de l’émission, de la réception et de la gestion des factures des services publics.

De même, le portail public de facturation représente la plaque tournante des échanges entre clients et fournisseurs. Il détient toutes les données des entreprises émettrices de factures ainsi que celles des entreprises destinataires. En résumé, le PPF joue trois rôles fondamentaux :

• Assurer la réception des factures au format normalisé ;
• Faciliter l’utilisation du PPF dans les échanges B2B en absence de PDP ;
• Cogérer la comptabilité avec Chorus Pro.

Pour finir, c’est au PPF qu’est confiée la charge de la nouvelle règlementation de la facturation dématérialisée. C’est également à lui qu’incombe l’administration de l’annuaire qui est un fichier centralisé de l’administration fiscale. Par ailleurs, il faut mentionner que l’un des objectifs du PPF est de rendre plus simple la prédéclaration de la TVA.

Rôles des Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) représentent une sorte de solutions techniques. Elles ont pour rôle principal de traiter les factures électroniques avant de les envoyer aux destinataires. Ces factures doivent préalablement faire l’objet d’un enregistrement et d’une certification auprès de l’administration fiscale. Elles interviennent dans le traitement et la transmission des données en tant que gage de sécurité des utilisateurs.

Les rôles des PDP peuvent être résumés en quatre points.

• Premièrement, elles se chargent de la conversion des factures en format standard de la facturation électronique (Facture-X). L’objectif étant d’obtenir une facture conforme aux normes européennes ;
• Deuxièmement, les PDP assurent le contrôle de certaines informations capitales. Il s’agit principalement des mentions légales, de la cohérence des montants, etc. ;
• Troisièmement, elles s’occupent de la transmission des factures aux partenaires ;
• Puis, quatrièmement, les PDP transmettent les données à sa disposition à la plateforme publique de facturation.

Par ailleurs, il faut noter que la transmission des factures et des données de facturation est exclusivement réservée aux PDP et le PPF. Les prestataires de services privés intéressés par le rôle de PDP peuvent s’immatriculer au niveau de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques). Les conditions et modalités de cette immatriculation seront définies par décret en conseil d’État.

Pour s’immatriculer, les prestataires de services privés doivent réaliser certains audits. La durée du partenariat est de trois ans renouvelables. De plus, étant des prestataires privés, les services des PDP ne seront pas gratuits. Mais les entreprises pourront bénéficier des fonctionnalités avancées comparativement à celles proposées par la PPF.

Rôle de l’Opérateur de Dématérialisation

Acronyme de OD, l’opérateur de la dématérialisation assure la gestion des factures électroniques. Étant un des acteurs clés de l’écosystème de dématérialisation, il accompagne les entreprises avec des services à forte valeur. Il fonctionne en étroite collaboration avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires et la Plateforme Publique de Facturation. C’est notamment le cas lorsqu’il s’agit de soumettre des factures ou d’extraire des formations à l’administration fiscale.

En outre, l’opérateur de dématérialisation définit avec le client un format de restitution des données de facturation. Il dispose de trois options pour numériser les factures, à savoir : le format Facture-X, le format UBL et le format CII. Chargé de l’envoi des factures, l’opérateur de dématérialisation apparaît comme un représentant des opérateurs de facture électronique non enregistrés. Bien que ces derniers ne soient pas des PDP reconnus, ils interviennent toutefois dans le processus de dématérialisation des factures. Un OD peut être un éditeur de logiciels d’ERP, d’outils de gestion commerciale ou encore des outils de précomptabilité.

En définitive, il convient de retenir qu’il existe trois différents acteurs du nouveau système de facturation. Chacun d’eux possède un rôle particulier même si, parfois, certains rôles sont joués en collaboration avec les autres acteurs. De même, peu importe les rôles, les différents acteurs militent pour une seule et même mission : aider les entreprises à se conformer aux exigences des textes en vigueur.